Все зависит от ваших задач. При точном соответствии удобно сразу выгрузить всю базу в платформу рассылки. При объединении удобно "дописать" нужных пользователей по заданным критериям в имеющийся список платформу рассылки. Вычитание обычно используется, когда у вас есть список подписчиков, по которым вы шлете серию писем. В результате часть из них покупают и попадают в retailCRM. Чтобы не слать им письма, воспользуйтесь типом синхронизации "вычитание".